Hồ sơ xin việc (CV) của bạn đã sẵn sàng để gửi cho nhà tuyển dụng, bạn đã nhấn mạnh các kỹ năng liên quan của bản thân và cũng đã kiểm tra lỗi chính tả cẩn thận. Câu hỏi đặt ra là nên gửi CV theo định dạng nào? PDF hay Word?

Thật khó để đưa ra câu trả lời chính xác, nhưng để giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất, tôi đã nhờ đến sự trợ giúp của Alex Durand – Huấn luyện viên nghề nghiệp, chuyên gia đánh giá CV. Ông đã không ngần ngại chia sẻ thẳng thắn khi đưa ra câu trả lời luôn là PDF.

Lý giải cho câu trả lời này chính là tránh trường hợp CV của bạn bị chỉnh sửa nếu định dạng Word (.doc hoặc .docx). Hiển nhiên bạn luôn muốn gửi đến nhà tuyển dụng một CV xin việc hoàn hảo, không lỗi.

Bạn không thể thay đổi nội dung khi định dạng PDF, trong khi định dạng Word lại có thể. Durand nhấn mạnh: “Đừng để vuột mất cơ hội.”

Mặt khác, chuyên gia Theresa Merrill cho rằng vẫn có ưu và khuyết điểm cho cả hai định dạng. Cô giải thích: “Cách bạn định dạng CV phụ thuộc vào cách bạn nộp.”

Merrill giải thích: “Nếu bạn gửi CV trực tiếp cho ai đó, hãy định dạng PDF vì định dạng này ít khi bị nhiễm virus, an toàn hơn khi tải xuống. Hơn nữa, vẫn giữ nguyên bố cục CV. ”

Tuy nhiên, lý do để chọn định dạng Word là do tính chất phức tạp của hệ thống quản lý quy trình tuyển dụng ATS (Applicant Tracking System). Mặc dù cô thừa nhận rằng đó không phải là vấn đề nghiêm trọng, nhưng vẫn có thể xảy ra. Vấn đề này được hiểu là hệ thống không thể sàng lọc ứng viên bằng cách quét các từ khoá trên các tệp PDF dễ dàng như trên các tệp Word, điều đó có nghĩa là CV định dạng PDF của bạn có thể sẽ bị loại thẳng tay.

Nếu không biết ATS là gì, hãy tìm hiểu trước khi làm bất cứ việc gì.

Merrill cho rằng sẽ không vấn đề gì khi đính kèm CV theo cả hai định dạng – nếu bạn nộp CV thông qua LinkedIn hoặc ứng tuyển trực tiếp trên trang web của công ty – tuy nhiên, trong một số trường hợp, điều này là không thể.

Vì vậy, hãy cân nhắc trước khi lựa chọn định dạng phù hợp: Bố cục của tệp PDF thường sẽ đẹp hơn, nhưng nếu bạn lo hệ thống ATS sẽ không quét được từ khóa thì định dạng Word là cách tốt nhất.

Hãy cân nhắc: Nếu bạn chọn phương án an toàn, hãy gửi CV theo định dạng Word để được thông qua hệ thống ATS.

Tuy nhiên, nếu bạn phải gửi CV qua mail hoặc nhà tuyển dụng yêu cầu đặt theo định dạng PDF thì gửi CV định dạng PDF sẽ tốt hơn.

Điều quan trọng nhất vẫn là làm cho CV nổi bật để nhận được sự chú ý từ nhà tuyển dụng, ứng tuyển trực tuyến thường không đem lại kết quả. Vì vậy, nếu bạn có thông tin liên lạc riêng của người phụ trách tuyển dụng, hãy gửi hồ sơ xin việc và thư xin việc của bạn qua một email riêng biệt, bên cạnh việc đăng tải hồ sơ xin việc lên các trang web xin việc trực tuyến.

Và thay vì đau đầu về việc chọn định dạng CV-hãy ghi nhớ điều này: Thực tế bạn nên dành thời gian để kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên CV trước khi nộp. Điều đó cho thấy bạn là một người cẩn thận, chăm chỉ trong công việc. Vì vậy, hãy kiểm tra CV cẩn thận trước khi gửi.

Hàng năm có hơn 400.000 sinh viên tốt nghiệp cao đẳng, đại học – làm thế nào để bạn trở nên nổi bật và tìm được công việc ở một công ty mong ước? Mặc dù nhà tuyển dụng quan tâm bạn đã tốt nghiệp trường nào, nhưng không phải lúc nào danh tiếng của ngôi trường bạn học cũng là ưu tiên hàng đầu. Khi tiến hành các cuộc phỏng vấn sinh viên mới tốt nghiệp, các nhà tuyển dụng vẫn cho rằng họ chưa có kinh nghiệm. Khi tiến hành phỏng vấn, những gì nhà tuyển dụng làm là tìm hiểu xem bạn có những kỹ năng cần thiết cho công việc hay bạn có đáp ứng các tiêu yêu cầu của nhà tuyển dụng hay không.

Nếu bạn là một sinh viên mới tốt nghiệp và mong muốn tìm được một công việc mơ ước thì đây là danh sách các kỹ năng mà nhà tuyển dụng tìm kiếm.

1. Kỹ năng làm việc nhóm.

Không ai có thể sống mà không cần dựa vào người khác.Tổ chức là tập hợp của các cá nhân khác biệt cùng nhau hoàn thành mục tiêu chung. Năng nổ, sẵn sang hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau – nên là một trong những điểm mạnh của bạn.

2. Khả năng làm việc độc lập

Đừng mong đợi luôn luôn có người sát cánh bên bạn để giúp đỡ bạn. Điều quan trọng là bạn tự phải chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được giao và làm tốt ngay cả khi không có ai bên cạnh hỗ trợ. Hãy ngẫm lại khoảng thời gian khi bạn phải hoàn thành báo cáo hay luận án tốt nghiệp trong khoảng thời gian hạn hẹp và không có nhiều cơ hội trao đổi với giáo viên cố vấn. Đó chính xác là điều sẽ xảy ra trong môi trường làm việc.

3. Kỹ năng giao tiếp bằng ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ

Hãy luôn nhấn mạnh vào thế mạnh của bản thân. Hãy liệt kê chi tiết kỹ năng giao tiếp trong thư xin việc của bạn. Điều đó sẽ làm cho nhà tuyển dụng chú ý đến hồ sơ xin việc của bạn. Ngay khi bắt đầu phỏng vấn hãy tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng bằng kỹ năng giao tiếp tiếng Anh thành thạo của bạn. Kỹ năng giao tiếp tốt luôn là yếu tố cần thiết trong kinh doanh. Kỹ năng giao tiếp tốt còn giúp bạn truyền tải những ý tưởng và suy nghĩ của bạn một cách chuyên nghiệp.

4. Kỹ năng sử dụng các phần mềm máy tính

Vì tin học là một phần trong chương trình giảng dạy của đa số các trường đại học, cao đẳng nên nhà tuyển dụng mong đợi ở ứng viên kỹ năng sử dụng thành thạo các phần mềm Word, Excel và Powerpoint. Một số công ty yêu cầu ứng viên phải sử dụng thành thạo một số phầm mềm máy tính nhất định. Đây là các phần mềm máy tính sẽ được sửng dụng xuyên suốt trong quá trình làm việc. Vậy làm thế nào để chứng minh kỹ năng này với nhà tuyển dụng? Bạn sẽ phải hoàn thành bài kiểm tra thực hành hoặc chứng minh bằng điểm số môn học tương đương.

5. Kỹ năng lãnh đạo

Bạn có từng giữ vị trí lãnh đạo khi còn đi học? Bạn có từng giữ vai trò lãnh đạo trong tổ chức đội nhóm, câu lạc bộ? Nhà tuyển dụng đòi hỏi ở ứng viên có tiềm năng lãnh đạo ngay cả khi họ tuyển dụng vị trí tập sự. Có kỹ năng lãnh đạo cho thấy bạn là người năng động và có thể tự đưa ra quyết định đúng đắn. Hãy liệt kê kinh nghiệm lãnh đạo của bạn trong hồ sơ xin việc và đề cập trong khi phỏng vấn.

6. Kỹ năng giải quyết vấn đề

Không ai tránh khỏi các rắc rối liên quan đến công việc bất kể vai trò gì. Bạn đã sẵn sang đối mặt với thách thức? Thay vì bỏ cuộc khi có bất kì rắc rối nào, hãy sẵn sàng đối mặt với hậu quả và xử lý một cách thật chuyên nghiệp.

7. Kỹ năng quản lý thời gian

Ấn tượng đầu tiên sẽ tồn tại lâu dài. Hãy đến phỏng vấn đúng giờ. Thời gian là một yếu tố quan trọng công việc. Việc có mặt đúng giờ phản ánh kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Điều này cũng phản ánh kỹ năng sắp xếp và xử lý công việc đúng hạn.

8. Kỹ năng tư duy sáng tạo.

Trong quá trình phỏng vấn, hãy cho tuyển dụng biết rằng bạn có khả năng sáng tạo. Hãy nghiên cứu về công ty và công việc mà bạn ứng tuyển. Trang web của công ty, tài khoản mạng xã hội, cũng như tin tức và bài viết liên quan đến công ty bạn ứng tuyển. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra câu trả lời hợp lý và sáng tạo hơn trong quá trình phỏng vấn. Nhà tuyển dụng tìm kiếm những ứng viên có khả năng mang đến những ý tưởng mới mẻ cho tổ chức của họ và những ứng viên có tư duy vượt giới hạn.

Khi nói đến thư xin việc, tôi đã nhìn thấy – và cũng đã từng trải qua – hết tất cả. Tôi đã viết một cách thật trang trọng (“Dear Sir or Madame”) (tạm dịch: Thưa quý ông/ quý bà), và cả không trang trọng (“Hey guys, Cover letters suck, huh?”) (tạm dịch: Xin chào mọi người, Thư xin việc thật dở tệ đúng không?). Một lần, tôi thậm chí còn sáng tác thành một bài thơ vần. (Vâng, tôi đã làm như thế và tôi đã không nhận được việc.)

Nếu bạn cũng từng sai lầm giống như tôi hãy đọc tiếp để tìm hiểu năm lỗi sai phổ biến nhất trong thư xin việc – và làm thế nào bạn có thể chuyển bại thành thắng.

1. Bạn không để tâm đến những lời khuyên.

Bạn đã nghe nói đến những điều nên và không nên làm. Nhưng bằng cách nào đó, những lỗi sai cơ bản này vẫn tiếp tục xuất hiện kể cả trong thư xin việc của những ứng viên đã có kinh nghiệm. Ví dụ như, bạn mở đầu thư là “Dear Sir” (tạm dịch: Thưa quý ông) trong khi người quản lý tuyển dụng lại là phụ nữ, bạn liệt kê kín ba trang giấy toàn bộ thành tích của bạn kể từ khi học mẫu giáo, hoặc bạn quên kiểm tra lại và mặc kệ dòng đầu tiên của lá thư là: “I absolutely love your company!” (tạm dịch: “Tôi cực kì yêu thích công ty của ngài!”) – lá thư xin việc của bạn sẽ bị vứt ngay vào thùng rác.

Bài học rút ra:

Bạn có thể đã nghe những lời khuyên này nhiều lần, nhưng thật không may, nhiều người xin việc vẫn cứ tiếp tục mắc những sai lầm kinh điển này, vì vậy phải lặp lại một lần nữa: Hãy tóm gọn thư xin việc trong một trang, chú ý đến chi tiết bên trong (ví dụ, mở đầu thư bằng họ tên của người nhận thư), và quan trọng nhất là hiệu đính, hiệu đính, hiệu đính và hiệu đính.

2. Lặp lại hồ sơ xin việc.

Thư xin việc của bạn là để bổ sung cho hồ sơ xin việc của bạn – không phải để lặp lại. Vì vậy, sẽ không tác dụng nếu bạn chỉ “bên nguyên xi” những điểm nhấn trong ​​hồ sơ xin việc của bạn và lặp lại chúng trong thư xin việc. Nếu thư xin việc và hồ sơ xin việc của bạn giống nhau thì nộp cả hai để làm gì?

Bài học rút ra:

Đơn xin việc đại diện cho tổng thể con người bạn, một ứng viên có tiềm năng – vì vậy bạn nên phân bổ thông tin phù hợp cho các tài liệu, hồ sơ xin việc. Thay vì chỉ lặp lại (“I was in charge of reviewing invoice disputes”), (“Tôi phụ trách giải quyết các tranh chấp hoá đơn”), hãy sử dụng thư xin việc để bổ sung những gì mà bạn không thể cho vào hồ sơ xin việc:

“By resolving invoice disputes, I gained a deep analytical knowledge—but more importantly, I learned how to interact calmly and diplomatically with angry customers.”( tạm dịch: “Thông qua việc giải quyết các tranh chấp hoá đơn, tôi đã rèn luyện cho mình kỹ năng phân tích vấn đề – nhưng quan trọng hơn, tôi đã học được cách giao tiếp với những khách hàng đang giận dữ.”)

Đối với thư xin việc, bạn có thể viết cả câu – thay vì liệt kê các ý chính – vì vậy hãy bổ sung hồ sơ xin việc của bạn và liệt kê lý do tại sao bạn phù hợp với công việc.

3. Bạn sử dụng mẫu có sẵn.

Bạn có thể không tự soạn riêng thư xin việc cho mỗi công việc bạn ứng tuyển, nhưng việc đó đáng để làm. Khi nhà tuyển dụng nhìn thấy dòng chữ: “Dear Hiring Manager, I am so excited to apply for the open position at your company, where I hope to utilize my skills to progress in my career,”(tạm dịch: “Kính gởi ban quản lý nhân sự, tôi rất vinh hạnh được ứng tuyển vị trí mà công ty đang tuyển dụng, nơi mà tôi có thể áp dụng những kỹ năng của bản thân để phát triển sự nghiệp”), họ nhận ra ngay lập tức – những mẫu thư xin việc có mặt ở khắp nơi.

Bài học rút ra:

Viết một lá thư xin việc dành riêng cho công việc và công ty bạn ứng tuyển, giải thích lý do bạn ứng tuyển cho vị trí đó. Nếu bạn dành thời gian để viết thật sâu sắc (“I’m a daily reader of your company’s blog. Your post about personal branding actually inspired me to start my own blog—and that has given me the perfect experience for the open role of Marketing Content Specialist”) (tạm dịch: “Tôi là một độc giả quen thuộc của trang blog công ty ngài. Bài đăng về thương hiệu cá nhân đã truyền cảm hứng cho tôi mở một trang blog cá nhân – và điều đó đã giúp tôi đáp ứng yêu cầu về kinh nghiệm cho vị trí Chuyên viên phát triển nội dung), bạn sẽ cho nhà tuyển dụng thấy bạn thực sự quan tâm đến công việc đó.

4. Bạn nêu bật điểm yếu của bản thân.

Nếu bạn không đáp ứng các yêu cầu cơ bản của công việc, hồ sơ của bạn sẽ thể hiện rõ điều đó – vì vậy bạn không cần phải bắt đầu thư bằng cách viết: “I know I don’t actually have any coding experience or know much about computers, but…”) (tạm dịch: “Tôi biết tôi không có kinh nghiệm lập trình hoặc biết nhiều về máy tính, nhưng … “). Điều đó chỉ nhấn mạnh thêm là bạn không đáp ứng yêu cầu. Và một khi nhà tuyển dụng nhận ra điều đó, có lẽ họ sẽ không đọc tiếp bức thư mà bạn đang cố gắng thuyết phục rằng họ nên tuyển dụng bạn nữa.

Bài học rút ra:

Tập trung giải thích kinh nghiệm của bạn – bất kể nó có vẻ như không quan trọng như thế nào – cũng sẽ liên quan đến công việc mới này. Ví dụ: Bạn từng quản lý một tiệm bánh trong quá khứ, nhưng muốn ứng tuyển công việc liên quan đến viết lách. Kinh nghiệm này dường như không liên quan đúng không? Tuy nhiên, khi bạn nhấn mạnh là bạn đã biên soạn, hiệu đính và xuất bản tài liệu đào tạo và sổ tay nhân viên cho công ty cũ, bạn đột nhiên đáp ứng yêu cầu kinh nghiệm.

5. Bạn tập trung vào những gì công ty có thể làm cho bạn hơn là những gì bạn có thể làm gì cho công ty.

Khi bạn ứng tuyển một công việc mà bạn mơ ước, theo lẽ tự nhiên bạn luôn muốn thể hiện sự hăng hái của mình: “I’ve wanted to work for your company since I was little—this would be my dream job, and it would mean so much to me if you would grant me an interview!” (tạm dịch: “Tôi muốn làm việc cho công ty của ngài từ khi tôi còn nhỏ – đây là công việc mơ ước của tôi, và điều này rất có ý nghĩa với tôi nếu ngài sắp xếp cho tôi phỏng vấn! “)

Bài học rút ra:

Hãy thể hiện sự nhiệt tình theo một góc độ khác – cho thấy sự nhiệt tình của bạn sẽ đem lại lợi ích cho công ty: “I was very excited to find this open position because I’ve been following your company since its startup phase. My thorough understanding of your company’s background and mission means that I can jump in and make contributions to your marketing team right away.” (tạm dịch: “Tôi rất vui mừng khi có được cơ hội ứng tuyển vị trí này vì tôi đã theo dõi công ty từ những ngày đầu thành lập. Hiểu biết sâu rộng của tôi về quá trình phát triển và sứ mệnh của công ty khiến cho tôi trở thành một ứng cử viên sáng giá và có thể đóng góp cho bộ phận Marketing ngay lập tức. ”

Bạn đã chỉ ra được rằng mối quan hệ này sẽ có lợi cho cả đôi bên: bạn sẽ có một công việc ở công ty mà bạn mong muốn – và công ty sẽ có thêm một nhân viên mới có kỹ năng và nhiệt huyết.

 

Giả sử bạn không có nhiều thời gian cho việc chỉnh sửa hồ sơ xin việc, bạn nên tập trung vào chỉnh sửa những đề mục nào để gây chú ý hơn với nhà tuyển dụng? Dưới đây là danh sách những điểm bạn nên thay đổi. Việc thay đổi không tốn nhiều thời gian nhưng tạo nên sự khác biệt lớn trong hồ sơ xin việc của bạn.

1. Thay đổi font chữ.

Hãy chuyển font chữ sang Helvetica, Arial, Calibri hoặc Times New Roman, nói cách khác, đảm bảo font chữ trong hồ sơ xin việc của bạn dễ đọc. Sử dụng font chữ thông dụng không làm cho hồ sơ của bạn trở nên đẹp hơn, nhưng sẽ giúp cho nhà tuyển dụng dễ đọc (và dễ dàng thông qua hệ thống quản lý quy trình tuyển dụng ATS).

2. Xóa “References Available Upon Request”. (tạm dịch: Tài liệu tham khảo/ thông tin người tham khảo sẽ được đáp ứng khi có yêu cầu).

Bạn chỉ nên đưa thông tin này vào nếu nhà tuyển dụng yêu cầu. Thay vào đó hãy thêm một số chi tiết về khả năng hoặc thành tích của bạn.

3. Xóa Mục tiêu nghề nghiệp.

Những mục tiêu nghề nghiệp như: “I am a hard working professional who wants to work in [blank] industry” (tạm dịch: “Tôi là người chăm chỉ và tôi mong muốn được làm việc trong ngành ….”) quá quen thuộc đến nhàm chán – vì nếu không thì bạn nộp hồ sơ xin việc để làm gì? Xóa đi và tận dụng khoảng trống đó cho những đề mục hữu ích khác.

4. Kiểm tra và sửa lỗi chính tả.
5. Định dạng.

Lưu hồ sơ xin việc của bạn dưới dạng PDF nếu nó đang ở bất kỳ định dạng nào khác. Theo đó, bố cục hồ sơ xin việc sẽ không bị thay đổi nếu hồ sơ xin việc của bạn được mở trên máy tính khác.

6. Thay đổi tên tệp.

Thay đổi tên tệp thành “[Họ tên] Hồ sơ xin việc” – điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng quản lý và đảm bảo hồ sơ của bạn không bị thất lạc.

7. Xóa địa chỉ nhà.

Nhà tuyển dụng có thể tính thời gian từ nhà đến nơi làm việc và từ chối bạn nếu họ cho rằng tốn nhiều thời gian.

8. Trích dẫn hồ sơ LinkedIn

Thêm bất kỳ tài khoản mạng xã hội khác có liên quan (Twitter nếu công việc đòi hỏi sự chuyên nghiệp, Instagram hoặc Flickr nếu bạn đang ứng tuyển lĩnh vực truyền thông hoặc các công việc đòi hỏi sự sáng tạo). Lưu ý: Đừng bao giờ trích dẫn tài khoản Facebook, cho dù tài khoản của bạn trong sạch cỡ nào.

9. Thiết lập tài khoản.

Hãy thiết lập email, LinkedIn, các tài khoản mạng xã hội khác của bạn và các trang web cá nhân dễ dàng truy cập. Điều này giúp cho nhà tuyển dụng dễ dàng tìm hiểu thêm về bạn.

10. Xóa những thông tin không cần thiết.

Hãy xóa những thông tin như ngày sinh, tình trạng hôn nhân, hoặc tôn giáo (nếu bạn ứng tuyển cho các công ty của Mỹ).

11. Xóa năm tốt nghiệp.

Nếu bạn đã tốt nghiệp hơn ba năm, hãy xóa năm tốt nghiệp của bạn. Các nhà tuyển dụng chỉ thực sự muốn biết rằng bạn có bằng cấp hay không, và nếu bạn không muốn vô tình bị phân biệt tuổi tác.

12. Thay đổi đề mục kỹ năng.

Thêm bất kỳ kỹ năng mới nào bạn có, có thể nhà tuyển dụng không còn muốn biết rằng bạn có kỹ năng sử dụng Microsoft Word nữa.

13. Loại bỏ thời gian trống.

Tránh đề cập vào hồ sơ xin việc nếu có bất kỳ khoảng thời gian trống nào trong quá trình làm việc. Thay vào đó hãy chỉ liệt kê năm cho mỗi vị trí (ví dụ: 2010-2012).

14. Hạn chế viết tắt.

Viết ra tên đầy đủ chức danh, chứng nhận hoặc tên tổ chức. Tốt nhất hãy viết đầy đủ và viết tắt để đảm bảo nhà tuyển dụng biết bạn đang nói gì. Ví dụ: Kiểm toán viên hành nghề (CPA).

15. Đọc to hồ sơ xin việc.

Điều này không chỉ giúp bạn nắm bắt bất kỳ lỗi chính tả hay ngữ pháp nào, mà còn giúp bạn nhận biết có bất kỳ câu chữ nào khó hiểu.